Fungsi
Sekretaris dibutuhkan oleh setiap pimpinan untuk
meringankan tugas pimpinan terutama tugas rutin dan operasional agar pimpinan
dapat berkonsentrasi dan fokus terhadap tugas manjerialnya, pada dasarnya
fungsi sekretaris adalah
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
2. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan
manajemen, sebagai pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan
3. Sebagai alat komunikasi organisasi /
perusahaan menjadi jembatan penghubung
Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai
peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan
dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain,
juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah
sebagai berikut:
1. Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta
yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya
haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan
masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu
gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu,
untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk
ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin
bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih
dahulu.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga
perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku
selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi
perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya;
membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara
perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain.
Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana
menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi
pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi
yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik
dengan seseorang atau lembaga lain.
Waw aku ingin jadi sekretaris