Sekretaris perlu mengembangkan diri melalui
peningkatan kompetensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi
dalam membantu pimpinannya. Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan
berbagai pengetahuan dan keterampilan di luar tugas-tugas kesekretarisan yaitu
:
a. Keterampilan berkomunikasi
b. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan
memanfaatkan informasi
c. Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah
dan mencari solusinya
d. Mampu bekerja sama dalam kelompok
f. Mempunyai komitmen pada tugas
g. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri
Pada saat ini peran sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan?
dan tanggung
jawab sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika
posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya, tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi
informasi. Berbagai perangkat teknologi informasi, telah menjadi alat bantu
yang efektif bagi para manajer untuk menjadi sekretaris profesional bagi
dirinya sendiri. pendapat ini berasumsi bahwa tugas sekretaris berkisar kepada
tugas-tugas administratif, klerikal, dan resepsionis. Padahal, tugas-tugas
sekretaris telah mengalami evolusi sesuai dengan tuntutan keadaan, posisi
sekretaris justru mengalami job
enlargement dan job enrichment. Seorang
sekretaris profesional dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam kantor,
paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya
sendiri. Dengan bertindak sebagai pusat informasi, sekretaris mampu menjalankan
peran Strategis, Peran teknis dan peran pendukung. Peran strategis yaitu peran
yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performansi
organisasi secara jangka panjang, yang tercapai melalui kelancaran arus
informasi baik ke dalam maupun ke luar. Sedangkan peran teknis, yaitu peran
yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas seketaris
sekretaris profesional yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas
dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan
fungsinya dengan baik. Dengan demikian semakin berat beban kerja pimpinan, maka
tugas sekretaris pun akan semakin internsif. Peran pendukung yaitu peran yang
diharapkan dapat memberikan positif kepada anggota organisasi lainnya, yang
dapat dicapai dengan pendistribusian informasi (incoming dan outgoing). Secara
keseluruhan kedudukannya sebagai pusat informasi, memungkinkan sekretaris
profesional berperan lebih jauh lagi untuk mengatur kalender dan jadwal
pekerjaan, mengelola dokumen dan sistem penyimpanannya, sebagai event organizer untuk pertemuan internal
dan eksternal, mengelola kondisi dan kerapian kantor, membentuk atmosfir kantor
serta bertindak sebagai travel arranger
pimpinan.
Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efisien dari
perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staf bergaji kecil atau anggota
staf yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan, dan
pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam
menjalankan tugasnya
1. Knowledge (Pengetahuan)
a. General Knowledge (pengetahuan umum).
Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas yang dapat
mengangkat nama dari perusahaan. Juga Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi Misalnya:
1.
Menguasai
dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki
pengetahuan ekstra.
2.
Pengetahuan
tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan
personil.
3.
Pengetahuan
tentang korespondensi dan tata kearsipan. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan
perkantoran
b. Special knowledge ( pengetahuan khusus.).
Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan
dengan bidang tugasnya pengetahuan
khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal
mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada
perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai
ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan
apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan
sebagainya.
2. Skill
and technic (Keterampilan)
Setiap sekretaris diharuskan memiliki
keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu mengetik surat dan berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan
bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
e. Teknik tata penyimpanan arsip
f. Teknik berkomunikasi dengan telepon
g. Menulis cepat dengan steno
h. Senantiasa meng-upgrade keterampilan yang
dimilikinya dengan perkembangan duniausaha/bisnis
3. Personality.Kepribadian
Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk
menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana
kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi
seorang sekretaris yang baik itu.
a. Memiliki kepribadian, penampilan diri yang
menarik dan baik
b. Loyalitas disiplin dan dedikasi yang
tinggi Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian,
kejujuran, memiliki ingatan
yang baik
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas, keterampilan & pengetahuan
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawabKualitas, keterampilan & pengetahuan
e. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya tidak cepat menyerah
f. Dapat bijaksana terhadap orang lain bisa menjaga image perusahannya
4. Practice
kemampuan
melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu,
menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll.
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan
sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas maka mereka
akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada
penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal,
sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan
merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Namun apabila seseorang
sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini
mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh
tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan
dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.





Comments (0)
Posting Komentar